30.11.2021

Какие журналы по охране труда должны быть в организации в 2021

Какие журналы по охране труда должны быть в организации в 2021

Соблюдение правил охраны труда подразумевает подготовку множества журналов. Документы позволяют вести учет ежедневным, ежемесячным и ежеквартальным мероприятиям, контролировать выдачу инструкций и проведение проверок по охране труда.

Отсутствие правильно заполненных журналов приводит к проблемам с контролирующими организациями. В лучшем случае предприятие ждут штрафные санкции, в худшем – остановка деятельности на срок до 3 месяцев.

Журналы, оформление которых обязательно

Обязательные журналы по охране труда представлены журналами регистрации и журналами учета. Каждая группа содержит определенные документы.

Перечень журналов по охране труда, связанных с регистрационными действиями.

• Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. Документ, который обязан присутствовать в каждой организации. Он содержит сведения о сотрудниках, прошедших вводный инструктаж, инструкторах и дате проведения учебных мероприятий. Каждая запись закрепляется подписью инструктора и инструктируемого.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Документ посвящен обучению сотрудников в рамках первичного, внепланового, повторного и целевого инструктажа. Как и в случае с журналом для вводных инструктажей, он содержит сведения об инструктируемом и инструктирующем лице, даты и подписи. Возможно внесение информации касательно стажировки персонала.
• Журнал регистрации несчастных случаев на рабочем месте. Документ, посвященный несчастным случаям на производстве. Журнал заполняется после проведения служебной проверки. Это позволяет отобразить исчерпывающую информацию о происшествии.
• Журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа. Документ заполняется инструктором, отвечающим за пожарную безопасность. В нем содержатся сведения о вводных противопожарных инструктажах, проведенных для вновь принятых сотрудников.

Перечень журналов учета.

• Журнал учета инструкций по охране труд. В журнале содержатся сведения об инструкциях, действующих на предприятии. Его заполняют специалисты по охране труда. Они прописывают краткую информацию об инструкциях, присваивают каждой свой номер.
• Журнал учета выдачи инструкций. Документ, связанный с предыдущим журналом. В нем ведется учет инструкций, выданных работникам организации.
• Журнал учета обучения. В журнале отображается информация о периодичности проведения обучающих мероприятий. В нем находятся сведения о содержании и продолжительности учебных программ, а также личные данные сотрудников, отвечающих за обучение.
• Журнал присвоения групп по электробезопасности. Документ, содержащий данные лиц, получивших группы по электробезопасности. К работе с журналом допускаются сотрудники, имеющие допуск не ниже третьей группы.
• Журнал проверки знаний по электробезопасности. В журнале ведется учет проверочных мероприятий. В нем указываются даты проверок, а также должности и ФИО работников, участвующих в процедуре.
• Журнал нарушений. Документ, посвященный нарушениям, выявленным надзорными органами.
• Журнал административного контроля. Документ, содержащий сведения о работах по устранению недостатков, выявленных при проверке. Предполагается ведение трехступенчатого контроля, затрагивающий рабочий участок, производственное подразделение и предприятие целиком.

Перечисленный перечень журналов по охране труда не является исчерпывающим. На предприятии могут использоваться дополнительные документы, обусловленные спецификой его деятельности и отраслевыми нормативами.

Дополнительные журналы учета могут быть связаны с проведением определенных мероприятий:

• медицинские осмотры и освидетельствование персонала;
• учет документов, предоставляющих допуск к определенным работам;
• выдача и хранение защитных средств;
• проведение работ по техническому обслуживанию оборудования;
• приемка, отгрузка и хранение особо опасной продукции.

Возможна подготовка дополнительных регистрационных журналов по фиксации следующих действий:

• выдача удостоверений;
• выдача распоряжений;
• выдача допусков к выполнению опасных работ;
• проверка и испытание защитных средств.

При наличии повышенных рисков для здоровья сотрудников оформляются журналы по регистрации профессиональных заболеваний.

Правила заполнения журналов

При заполнении журналов по охране труда следует руководствоваться рекомендациями ГОСТ 12.0.004-2015.

• Все страницы подлежат сквозной нумерации. Нумерация журнала начинается с первого листа.
• На титульном листе отображаются сведения о предприятии, структурном подразделении, дате начала и окончания ведения журнала.
• Прошивать журнал следует с использованием прочных нитей. По завершении процедуры они выводятся на последнюю страницу, где фиксируются бумажной вставкой с информацией о числе прошнурованных и пронумерованных листов. Вставка фиксируется на клей, поверх нее ставится печать организации.

Печать, проставляемая на последней странице, должна захватывать ее и бумажную вставку. В противном случае шнуровка будет считаться некорректной.

В журналах учета распоряжений отображаются сведения, затрагивающие стажировку сотрудников, допуск к самостоятельной работе, выплату компенсаций, передачу полномочий и дисциплинарные взыскания.

Работа с журналом по учету выдачи удостоверений

Правил ведения журналов по учету выдачи удостоверений не имеют строгих ограничений по формату документа. Допускается использование книг А4 с соответствующим оформлением страниц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей.

• Исправления в журнале могут вноситься стандартным способом, путем зачеркивания некорректной информации.
• Обязательно наличие полей, в которых прописываются: даты выдачи удостоверений, порядковые номера записей, ФИО, должности и места работы сотрудников. Для внесения дополнительной информации должна присутствовать графа «Примечания».

За ведение документа отвечает лицо, курирующее выдачу удостоверений и обучение сотрудников.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибки в журналах по охране труда встречаются с завидной периодичностью. Вот наиболее распространенные из них.

• Отсутствие информации о типе проводимого инструктажа (первичный, повторный, внеплановый и т.д.).
• Не отображены сведения о количестве смен, отработанных при стажировке.
• Отсутствие подписи инструктирующего или инструктируемого лица.
• Отсутствие данных об инструктажах для первой группы электробезопасности.
• Не отображены данные о вводных инструктажах. Нередко возникают ситуации, когда мероприятие проведено, но в процессе оформления прочих документов о нем забывают указать.
• Даты проведения инструктажей прописаны некорректно, нарушена хронологическая последовательность.
• Даты пересмотра инструкций не соответствуют информации, отображенной в журнале.
• Некорректное отображение должности инструктируемого лица.
• Некорректное наименование проводимого инструктажа.
• Наличие грубых исправлений и приписок, позволяющих усомниться в подлинности информации.
• Повреждение шнуровки, связывающей все страницы документа.
• Удаление одной или нескольких страниц из журнала.

Законодательством не установлены жесткие требования к исправлению ошибок. Если в журнале появилась некорректная информация, необходимо заполнить последующую строку соответствующим образом: «Запись №.. внесена ошибочно». После вносятся необходимые данные, журнал ведется в штатном режиме.

Рекомендации по устранению ошибок подходят для разовых неточностей, допущенных случайно. Если в документе отсутствуют страницы или имеются множественные исправления, подобный способ не подойдет.

Правила хранения журналов

Место хранения журналов должно быть недоступно посторонним. Как правило, документы размещаются в сейфе у секретаря или инженера по охране труда. Электронные журналы должны иметь надежную защиту от несанкционированного редактирования.

Срок хранения журналов зависит от их назначения:

• журнал по регистрации вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте – не менее 45 лет;
• журнал регистрации несчастных случаев – не менее 45 лет;
• журнал проверки знаний по охране труда – не менее 5 лет;
• журналы и прочая документация, связанная с СОУТ – 50 лет, если документы выданы до 1 января 2003 и 75 лет, если после.

Подробные сведения касательно сроков и условий хранения учетной документации содержатся в приказе №236 Росархива.

После окончания указанных сроков уполномоченное должностное лицо может списать журналы, оформив соответствующую документацию.

Утеря журнала

При утере журнала по охране труда, необходимо выполнить следующие действия.

• Руководитель составляет акт об утере журнала. Документ содержит предписание для уполномоченного сотрудника подготовить новый журнал взамен утерянного.
• Работодатель издает приказ о восстановлении журнала.
• Новый журнал прошнуровывается и пронумеровывается, заполняется в соответствии с установленными правилами.

Восстановление журнала подразумевает повторное инструктирование рабочих с целью внесения соответствующих записей.

Штрафы за утерю журнала

Утеря журнала приравнивается к его отсутствию. Данное нарушение карается штрафом в размере 10 – 25 тыс. рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей. Для юридических лиц предусмотрены финансовые санкции в размере 110 – 130 тыс. рублей.

Соразмерный штраф накладывается на лицо, по вине которого произошла утеря журнала.

Избежать штрафа можно в четырех случаях, каждый из которых подтверждается соответствующими документами.

Пожар:

• копия протокола осмотра места происшествия сотрудниками МЧС;
• справка о пожаре.

Затопление:

• объяснительные сотрудников предприятия;
• справка от МЧС;
• акт с места осмотра происшествия (подготавливается руководителем или организацией, обслуживающей здание).

Утрата документов при переезде:

• приказ о проведении расследования;
• объяснительные от сотрудников, отвечавших за хранение и транспортировку документов;
• акт об утрате журнала;
• приказ о подготовке нового учетного документа.

Уполномоченные лица не осуществляли ведение журнала согласно установленным нормам:

• приказ о проведении расследования;
• акт, составленный комиссией по результатам расследования.

Для подготовки специалистов по охране труда, отвечающих за формирование и ведение журналов, обратитесь в Учебный центр СТБШ. Мы предлагаем программы для предприятий различной направленности. По результатам обучения абитуриенты получают удостоверение установленного образца и выписку из аттестационного протокола.

Занятия проводятся в дистанционной форме, что исключает отрыв от производства, дополнительные финансовые и временные потери.