22.12.2022

Правила работы с журналами по охране труда

Правила работы с журналами по охране труда

Журналы по охране труда – особая категория учетных документов. Они содержат сведения о подготовке персонала, проведении обучающих мероприятий, несчастных случаях и т.д. Журналы имеют типовое исполнение, заполняются согласно установленным правилам.

Отсутствие или некорректное заполнение документации приводит к штрафам. В отдельных случаях возможна приостановка деятельности организации.

Виды журналов, востребованные на предприятии

Действующее законодательство предусматривает наличие учетных журналов и журналов по регистрации.

Типы учетных журналов

К категории учетных журналов относятся следующие документы.

• Журнал учета инструкций по ОТ. Документ содержит сведения об инструкциях, действующих на предприятии. Каждой инструкции присваивается регистрационный номер.

• Журнал учета выдачи инструкций. Дополнение к предыдущему журналу. В документе присутствуют данные работников, получивших инструкции.

• Журнал присвоения групп по электробезопасности. Журнал сведений о персонале, получившем соответствующую группу. В записях отображаются данные работника, номер группы и дата ее присвоения. К заполнению документа допускаются специалисты III и более высокой группы.

• Журнал обучения. Документ учета учебных процедур, проводимых на производстве. В нем прописывается наименование программ, сроки прохождения обучения, данные подготовленных работников и специалистов, отвечающих за учебный процесс.

• Журнал проверки знаний по электробезопасности. Журнал учета проверочных мероприятий, содержащий дату проведения процедур, их результат, сведения о проверяющем и проверяемом работнике.

• Журнал нарушений. Документ посвящен нарушениям, выявленным на производстве. В нем отображается тип нарушения, дата его обнаружения, сведения об ответственном лице и перечень принятых мер.

• Журнал административного контроля. Журнал содержит данные о процедурах по устранению недостатков. Последние могут быть выявлены проверкой или работниками организации. Предусмотрено три этапа контроля: за участком, за производственным подразделением и за предприятием.

Допускается ведение прочих журналов, связанных с особенностями предприятия, требованиями отраслевых стандартов и дополнительными процедурами.

Перечень мероприятий, сведения о которых заносят в отдельный журнал:

• выдача учетных документов, необходимых для осуществления той или иной деятельности;

• проведение медицинских осмотров и прочих процедур по оценке здоровья работников;

• выдача средств индивидуальной и коллективной защиты;

• приемка и хранение СИЗ;

• проведение сервисных мероприятий по ремонту и обслуживанию оборудования;

• выполнение погрузо-разгрузочных работ;

• осмотр территории.

На предприятиях, располагающих автопарком, ведутся журналы учета исправности транспортных средств и смежной техники.

Типы регистрационных журналов

К регистрационным журналам относятся следующие типы документов.

• Журнал регистрации вводного инструктажа. Документ содержит данные инструкторов и  работников, прошедших инструктаж. Присутствуют сведения о содержании инструктажа и дате его проведения. Записи подтверждаются подписями лиц, участвовавших в мероприятии.

• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. В журнал заносятся сведения об инструктажах, проводимых по месту работы: первичные, повторные, целевые и внеплановые. По аналогии с предыдущим документом отображается информация об инструктируемых и инструкторах, времени проведения и специфике мероприятия. Допускается внесение дополнительных сведений, касающихся работы со стажерами.

• Журнал регистрации несчастных случаев. Документ содержит сведения о несчастных случаях, заполняется после проверочных мероприятий.

• Журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа. Журнал, подтверждающий проведение противопожарных инструктажей ответственными работниками организации.

Регистрационные журналы могут затрагивать прочие действия, выполняемые на производстве:

• выдача наряд-допусков;

• выдача экипировки;

• выдача удостоверений и прочих документов, предусмотренных регламентом;

• проведение испытательных работ;

• получение технологического оборудования и профильной оснастки.

На предприятиях, предполагающих неблагоприятные условия труда, заводят журналы регистрации профзаболеваний.

Особенности заполнения

Заполнение учетных и регистрационных документов осуществляется согласно ГОСТ 12.0.004-2015. Стандарт регламентирует порядок внесения записей, нормы оформления журналов и прочие аспекты работы с ответственной документацией.

Базовые требования к журналам по ОТ.

• Все страницы документа подлежат нумерации.

• Нумерация носит сквозной характер, начинается с первой страницы.

• Титульный лист содержит следующую информацию:

o    наименование предприятия;

o    наименование журнала;

o    сведения о структурном подразделении;

o    дата начала ведения документа.

• Каждый журнал подлежит шнурованию.

• Концы шнуров фиксируются стикером с обратной стороны журнала. На нем отображаются сведения о количестве страниц, присутствует печать организации и подпись ответственного лица.

Стандартом предусмотрено особое расположение печати на последней странице. Она должна находиться между стикером и основной поверхностью листа.

Многие журналы содержат графу «Примечания». В ней отображаются прочие сведения, относящиеся к регистрируемому событию.

Удаление недостоверной информации производится посредством корректировок. Специалист вычеркивает неактуальные сведения, после чего вносит нужные данные. Запись заверяется подписью ответственного лица.

Какие ошибки возможны при заполнении журналов?

Заполнение документации может сопровождаться следующими ошибками.

• Сведения о типе проводимого инструктажа отсутствуют или указаны некорректно.

• Данные о персонале, проходящем стажировку, указаны неверно. Отсутствует сведения о количестве отработанных смен, направлении деятельности и т.д.

• Записи в журнале не заверены подписью ответственного лица.

• Отсутствуют сведения о вводных, регулярных и прочих инструктажах, хотя по факту они были проведены.

• Нарушена хронология событий. Даты проведения и типы инструктажей имеют некорректную последовательность.

• Не соблюдены даты пересмотра инструкций.

• Должность лица, проходившего инструктаж, указана некорректно.

• Корректировки внесены с нарушением действующих норм. Присутствуют грубые исправления, усложняющие восприятие информации.

• Отсутствуют отдельные страницы. Предприняты попытки исправления нумерации.

• Поврежден шнур или контрольный стикер на последней странице.

При внесении исправлений обязательно указание номера ошибочной записи. После этого ведение журнала продолжается в стандартном порядке.

Особенности хранения

Хранение документации осуществляется в местах, недоступных третьим лицам. Как правило, это сейфы, запираемые шкафы и тумбы. При работе с электронными документами принимаются дополнительные меры защиты от несанкционированного внесения изменений.

Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 устанавливает определенные сроки хранения для каждого типа журналов.

• журналы регистрации инструктажей – от 45 лет;

• журналы проверки знаний по ОТ – от 5 лет;

• журналы регистрации несчастных случаев – от 45 лет;

• журналы, связанные с СОУТ – от 50 лет.

Последнее требование адресовано журналам, выданным до 01.01.2003. Если документация оформлялась ранее, срок ее хранения продлевается до 75 лет.

По окончании срока хранения журналы подлежат списанию. Действие выполняется в установленном порядке, предполагает подготовку соответствующих актов.

Действия при утере журнала

В случае утери учетной и регистрационной документации руководитель оформляет:

• акт об утере в соответствии с установленным образцом;

• приказ о восстановлении документа;

• новый журнал согласно действующим нормам.

При восстановлении журнала проводится повторное инструктирование персонала.

Наказание за утерю

Утеря документации карается штрафом. Размер взыскания зависит от типа лица, ответственного за произошедшее:

• для должностных лиц – от 10 до 25 тысяч рублей;

• для индивидуальных предпринимателей – от 10 до 25 тысяч рублей;

• для юридических лиц – от 110 до 130 тысяч рублей.

Штрафные санкции не накладываются в 4 случаях.

• Журнал сгорел при пожаре. Факт подтверждается справкой о происшествии, а также копией протокола осмотра места от МЧС.

• Документ поврежден при затоплении. Для подтверждения требуется справка от МЧС, объяснительные ответственных лиц, а также протокол осмотра места.

• Журнал утерян при переезде. Утрата документа при смене юридического и фактического адреса подтверждается приказом о проведении расследования, объяснительными работников и актом об утрате журнала.

• Нарушения со стороны ответственных лиц. Нередко утеря журнала связана с халатным отношением персонала к должностным инструкциям. Данный факт подтверждается приказом о проведении расследования и заключением комиссии по результатам проверки.

В отношении работников, допустивших утерю журнала, применяются меры дисциплинарного воздействия.

Качественное обучение сотрудников

Подготовить специалистов по охране труда, корректно работающих с документацией, поможет учебный центр СТБШ. Мы предлагаем выгодные условия сотрудничества для всех категорий клиентов.

• Работа с любыми организациями. Обучение доступно сотрудникам частных компаний, государственных учреждений и индивидуальным предпринимателям.

• Актуальные программы. Учебные программы соответствуют требованиям действующих стандартов, содержат только полезную информацию.

• Качественная подача материала. С учащимися работают компетентные преподаватели с богатым опытом. Они подробно разбирают сложные темы, приводят примеры для лучшего понимания материала.

• Удобный график. Учебный график формируется с учетом деятельности предприятия. Посещение занятий исключает дискомфорт и дополнительные издержки.

• Доступные цены. Воспользоваться предложением учебного центра могут организации со скромным бюджетом.

Обучение включает лекционные и практические занятия, завершается аттестацией. Знания проверяются комиссией из трех человек в рамках устного опроса.

По завершении подготовки слушатель получает удостоверение и выписку из аттестационного протокола. Последняя позволяет восстановить удостоверение при утере без сдачи экзамена.